Jak ustalać priorytety?

Sposoby na to, jak ustalać priorytety

„You don’t need more time in your day. You need to decide.” (S. Godin)

Nie tak szybko ustaliłam, który wpis z cyklu „Zorganizuj się” powinnam opublikować jako pierwszy. Pomysłów na wpisy mam mnóstwo, ale dobrze by było, gdyby pojawiały się w logicznej kolejności. ;)

Dlaczego padło na priorytety?

Sposoby na to, jak ustalać priorytetyJak już napisałam we wczorajszym wpisie, ostatniego czasu nie mogę nazwać najbardziej produktywnym. Wręcz przeciwnie. Byłam przeraźliwie zmęczona, a kiedy już zabierałam się do pracy, nie wiedziałam, w co mam ręce włożyć i to przytłaczało mnie jeszcze bardziej – wpisy do nadrobienia, zdjęcia do obrobienia i komentarze bez odpowiedzi. Błędne koło.

Zauważyłam, że często w tym, co robię zapędzam siebie samą w kąt, z którego nie widzę już wyjścia. Moja lista zadań dłuży się i dłuży, do głowy przychodzą co chwila nowe pomysły, a czasu na ich realizację zamiast więcej, jest coraz mniej. W rezultacie czuję się ogromnie przytłoczona i mam wrażenie, że zmierzam donikąd, a moja praca nie przynosi jakichkolwiek efektów.

Wiesz, kiedy udało mi się z tego wybrnąć?

Kiedy ustaliłam bezwzględnie najważniejsze rzeczy do zrobienia. PRIORYTETY. Dopiero wtedy, krok po kroczku, robiąc ważne zadania, zaczęłam wychodzić ze swojego nieproduktywnego, błędnego koła.

Przestałam skupiać się na rzeczach, które są tylko pozornie ważne, a zaczęłam wykonywać te zadania, które robią różnicę i faktycznie przybliżają mnie do celu. Dlatego również we wpisie o organizacji pisałam o tym, że ustalam na dany dzień tylko trzy najważniejsze zadania. Jeśli wykonam więcej – ekstra! Jeśli nie – uważam dzień za udany.

W takim razie jak to zrobić?


1. WYPISZ WSZYSTKO

Weź kartkę i długopis, a później spisz wszystkie sprawy do zrobienia i załatwienia, które siedzą w Twojej głowie i o których myślisz. Ja wypisałam wszystkie zdjęcia do zrobienia, wszystkie wpisy na bloga, spotkania, konkretne rzeczy do kupienia, o których ostatnio zapominałam, książki do oddania, treningi, wiadomości, które mam napisać i podobne. Nie patrz na składnię ani nie zastanawiaj się nad następnym krokiem. Po prostu wypisz i pozbądź się tego z głowy.

Ulga, prawda?


2.  PODZIEL ZADANIA

Na tej samej liście na pewno znalazły się zadania takie jak zakupy albo inne sprawy do załatwienia, które trzeba zrobić, ale które nie są tak ważne. Na razie je zostaw.

Drugą część stanowią zadania, które są ważne i na których się skupimy. Oznacz je kolorem, podkreśl, wypisz na innej liście – tak, aby było Ci wygodnie i żebyś mógł łatwo je ogarnąć. Przejdziemy teraz do kolejnego, najważniejszego kroku.


3. WYBIERZ TRZY NAJWAŻNIEJSZE

Wyobraź sobie, że z listy kilkunastu zadań możesz wybrać maksymalnie trzy. Nie masz czasu na więcej, bo wyjeżdżasz i musisz zamknąć sprawę swoich obowiązków. To ćwiczenie ma na celu zmuszenie Ciebie do wybrania ze swojej listy zadań na konkretny dzień, które zrobią faktyczną różnicę i dzięki którym zrobisz duży krok do przodu.

Przykład: na mojej liście, którą ostatnio zrobiłam znalazły się rzeczy takie jak obróbka zleconych mi zdjęć, napisanie posta na następny dzień, odebranie książki z biblioteki, odpowiedzenie na komentarze na blogu, zmiana w wyglądzie strony, zakupy w drogerii, trening. Blog, zdjęcia i trening to moje priorytety, dlatego z tych zadań wybrałam:
– trening
– przygotowanie posta na następny dzień
– obróbka zleconych zdjęć.

Trzy zadania. Nie więcej. I mimo że taka sprawa jak odpowiadanie na komentarze czy zmiany w wyglądzie strony są dla mnie ważne, to jednak równie czasochłonne i wiem, że mogę zrobić je później.


4. SKUPIAJ SIĘ NA SKUTKACH DŁUGOFALOWYCH

Przy wyborze tych zadań pomyśl, które będą miały największy wpływ na Twoje długoterminowe cele lub których odłożenie na później będzie miało największe konsekwencje. Dlaczego chociażby przedłożyłam trening nad zmianami w wyglądzie strony albo nowy wpis nad komentarze?

Zawsze mamy ograniczoną ilość czasu na wykonanie zadań, dlatego musimy zawsze zastanowić się, które zadanie będzie miało najlepszy efekt. Od dłuższego czasu mam kilka pomysłów na to, jak wizualnie ulepszyć swoją stronę i nie mogę wręcz się doczekać, kiedy w końcu to zrobię, ale wiem, że w tym momencie nie ma to zbyt dużego znaczenia. Natomiast jeśli te zmiany albo odpowiadanie na komentarze (co jest przyjemne i daje natychmiastową satysfakcję) przedłożyłabym nad nowy post albo obróbkę zleconych zdjęć, to po pierwsze po kilku dniach nie byłoby co komentować przez brak nowych postów, a po drugie klient nie otrzymałby zdjęć, na które czeka i straciłabym zaufanie. A treningi, wiadomo – od samego czytania postów Chodakowskiej forma się nie zrobi. :)

Sposoby na to, jak ustalać priorytety


5. CO NAJSZYBCIEJ PRZYBLIŻY MNIE DO CELU?

Pytanie klucz, które zawsze ogromnie mnie motywuje i natychmiast naprowadza na dobrą drogę! Czy zdarzyła Ci się taka sytuacja, że na wykonanie czasochłonnego projektu albo przygotowanie do egzaminu zostało Ci tylko kilka godzin? Prawda, że sobie poradziłeś?

Na pewno nie zastanawiałeś się wtedy nad tym, który odcień błękitu jest lepszy do Twojej prezentacji albo czy różowy zakreślacz jest lepszy od zielonego.

Wybierałeś esencję.

Robiłeś wtedy to, co najważniejsze, żeby projekt był ukończony albo uczyłeś się najbardziej istotnych faktów, które pozwalały Tobie zdać egzamin. Odrzucałeś wszystkie szczegóły i nieistotne błahostki, które tak skutecznie potrafią nas pogrążyć.

Tak samo u mnie: wykonanie zlecenia fotograficznego jak najbardziej przybliża mnie do celu. Zmiana zdjęcia tłowego na fanpage’u już trochę mniej, a gdybym zagrzebała się w szczegółach i kilka dni zastanawiała nad kolorami – na pewno zajęłoby mi tyle samo czasu. ;) Widzisz różnicę?


6. USTAL LIMITY CZASOWE

Praca ma tendencję do rozciągania się w czasie, który sobie na nią przeznaczymy. Jak wspomniałam w poprzednim punkcie – ile masz czasu, w tyle czasu wykonasz zadanie. Im masz go mniej – tym bardziej ważne poczynisz kroki.

Przykład: wiesz, kiedy najlepiej mi się pisze wpisy na bloga? O 7:00, kiedy wiem, że o 8:00 muszę wyjść do pracy. W innym wypadku mogę nad jednym wpisem rozmyślać trzy dni. Polecam!


7. WYKONAJ ZADANIE

Wybrałeś swoją esencję? Określiłeś czas? To siadaj i pracuj. Zamknij wszystkie pozostałe karty. SKUP SIĘ. I rób to, co ważne. Aż skończysz i będziesz usatysfakcjonowany. Nie bierz się za nic innego, dopóki nie wykonasz najważniejszych zadań. A jeśli znowu poczujesz pokusę sprawdzenia fejsa, zapytaj siebie:

Czy jest to rzecz, która najszybciej przybliży mnie do mojego celu?

Jeśli odpowiesz przecząco, uciekaj do pracy! Rób to, co istotne i co zrobi różnicę!

A jeśli wykonasz swoje najważniejsze zadania, możesz wrócić do błahostek z punktu drugiego. :) Powtarzaj każdego dnia i tygodnia, aż opanujesz umiejętność wykonywania tego, co ważne.


Więcej praktycznych rad odnośnie usprawnienia swojej pracy, ustalenia priorytetów i eliminacji niepotrzebnych zadań, znajdziesz w książce „Czterogodzinny tydzień pracy”, którą możesz kupić tutaj. A później daj znać, jak bardzo usprawniłeś swoją pracę!


Tyle na początek! Mam nadzieję, że skorzystasz z tego wpisu i od tej pory będziesz sprawniej ustalać swoje priorytety. W następnych wpisach będę podejmować się kolejnych zagadnień, które po jakimś czasie złożą się w fajną, uporządkowaną całość!

A Wy macie jakieś swoje sposoby na ustalanie priorytetów? Jak podoba się Wam nowy cykl wpisów? Macie pomysły na konkretne wpisy dotyczące organizacji albo pytania? Dajcie znać!

Powodzenia!


  • świetny post!

  • Zdecydowanie jestem tego samego zdania, że należy skupić się na maksymalnie 3, najważniejszych celach. Kiedy dokładasz sobie więcej, bardzo szybko możesz się potknąć o własne nogi :P Czasem co za dużo to nie zdrowo. No i dobry nie wydłużymy, a i na relaks trzeba znaleźć miejsce w swoim grafiku :)
    Prawdę mówiąc to przymierzam się do kupna porządnego organizera (mam na oku ten od LoveSimple), bo mam coraz więcej na głowie, a chcę wszystko dobrze ogarnąć.

    Czekam na więcej:>
    Serdeczności!

    • Nowy wpis z tego cyklu w każdy wtorek, zapraszam! :D
      Ja bardzo eksperymentuję z narzędziami do organizacji i nigdy nie kończy się na jednym. W tym momencie jest to kalendarz, arkusz w excelu i notes. Najważniejsze to ciągle poszukiwać dobrych sposobów i nie przestawać!

      • W ramach prowadzenia bloga stawiam na Trello:) Ale jako, że wiesz… zaraz za pisanie mgr trzeba się wziąć i w pracy się coraz więcej fajnych rzeczy dzieje, a i swoja codzienność prywatną chce się ogarniać, to poszukuję sposobu, który pomoże mi się zorganizować dobrze i który przechowa każdą moją myśl (przyłapuję się na tym, że czasem robię 3 rzeczy na raz, więc myśli uciekają i przepadają za szybko). Małe karteczki się z moim przypadku nie sprawdzają. Za bardzo je ignoruję (a czasem spadną, czasem schowają pod klawiaturę) XD BUJO też nie dla mnie, bo nie chce mi się tak wszystkieeeeego rysować i bazgrać :P Pojedyncze kartki w formacie A4 a la „kartka z kalendarza” już lepiej – i idę tym tropem. O taki gruby, ładny zeszyt to już na pewno będę dbać. A że i taka rzecz wcale nietania to zaniedbać nie można XD
        Uff rozpisałam się :D

        • Haha, ja za to często ignoruję aplikacje… :D Dlatego koniec końców najlepiej w moich planach takich hm, ogarniających całość, sprawdza się własnie kalendarz, o który dbam. Czego nie zobaczę codziennie, tego nie zrobię. :D

  • naszebabelkowo.blogspot.com

    Bardzo przydatne porady. Ja też lubię mieć wszystko spisane na listach, żeby potem móc to lepiej zwizualizować i skuteczniej wcielać w życie :)

    • Ja właśnie bez spisania i tak jakby ‚wzrokowego ogarnięcia’ zadań do zrobienia jakoś nie umiem skutecznie pracować. :)

  • Krystyna Polek

    oj tak planowanie i ustalanie priorytetów pomaga :) Jak już się zacznie wychodzić z impasu to człowiek się cieszy i ma ochotę na więcej, chce znowu działać!

  • Dobry temat. Bardzo dobry! Jestem dokładnie w takim miejscu – mam milion rzeczy które chciałabym zrobić i zawsze zbyt mało czasu. Słowo klucz to „zrob zadanie które przybliży Cię do celu” – tego się będę trzymać :)

    • To pytanie, które zawsze mnie sprowadza na dobrą drogę. :D Powodzenia w realizacji celów!

  • Gosia

    Dobry wpis, jak dla mnie przy moich zaległościach zaczynam dziś rachunek sumienia i plan na najbliższy miesiąc. Ja też od jakiegoś czas wciąż mam go za mało.

  • Ewa

    Ustalanie priorytetów jest szalenie ważne! Osobiście nie wyobrażam sobie dnia bez organizacji. I zgadzam się, że najważniejsze są maksymalnie trzy zadania! Swego czasu starałam się robić wszystko na raz i nie wyszło mi to na dobre.
    Pozdrawiam serdecznie!

    • Łapanie wielu srok za ogon niestety chyba nikomu jeszcze nie wyszło. :)
      Dziękuję za komentarz, życzę udanego dnia!

  • Ja mam nieco inną metodę działania. Staram się robić wszystko po kolei, tak jak mi wpada. Natomiast w pracy, gdy robię jakąś czasochłonną czynność, rzucam ją, gdy dostaję nagłą prośbę z centrali lub pytanie wymagające kilku minut pomocy. Wbrew pozorom nie sprawia to, że odrywam się od skupienia lecz…ODPOCZYWAM od niego, bo zajmuję się czymś innym, przez co, gdy już wrócę do poprzedniej czynności, nie jestem nią tak bardzo znużona. Ponadto ta zasada sprawiła, że jestem postrzegana przez pracowników centrali jako bardzo konkretna, rzetelna osobę, która potrafi pomóc w każdej sytuacji :) A to jest duży plus, że osoby przebywające w biurze oddalonym od naszego mimo wszystko czują moją obecność, dostrzegają jakiś tam „mój pierwiastek” i jeszcze to sobie chwalą :D

    • A masz ustalone jakieś konkretne cele w pracy, czy pracujesz tak, jak leci?

      Bo ja na przykład ze względu na to, że mam dużo obowiązków i mam konkretne cele, które chcę osiągnąć, zdecydowanie muszę ciągle wyznaczać priorytety. Mimo tego, że (jeszcze) pracuję na etacie, moim priorytetem jest fotografia i blog, na co czasami zostaje mi czas od godziny 21:00, czyli jakieś hm, 3 godziny. :D Nie wyobrażam sobie wtedy, żebym nie ustaliła priorytetów. Są oczywiście zadania pilne, ale nie są ważne i wtedy zwyczajnie poświęcę swoją energię na coś, co nie przybliży mnie do mojego celu.

      I fakt, bardzo często odmawiam pomocy, bo jestem zfokusowana na coś innego. Gdybym odpowiadała na każdy telefon i prośbę o pomoc, na pewno nie dałabym rady realizować zleceń fotograficznych przy pracy na etacie – ograniczonym czasie i przede wszystkim energii. :)

      Dzięki temu poświęcam swój czas temu, co jest naprawdę ważne i mam opinię osoby zorganizowanej, rzetelnej i takiej, która to, co ważne, na pewno wykona dobrze i na czas. A rzeczy mniej istotne są… mniej istotne. ;)
      To wszystko zależy od tego, co jest priorytetem. Jakie mamy cele i jakich kroków wymagają, żeby je osiągnąć. Co o tym sądzisz?

      • Jako, że w logistyce naszek firmy wszystko jest ważn, istotne i na już dlatego każdą rzecz jaką dostanę muszę ogarnać w 100% jeszcze tego samego dnia. zobowiązuje nas 24h dostawa, a zamówień kilkaset dziennie :D także…robię wszystko, nagłe pytania ogarniając w międzyczasie, by nikt nie musiał na nic czekać, bo tworzymy cały łańcuch osób zaangażowanych w realizacje danego zamówienia.

        • Ach, no właśnie – tak myślałam, ze masz wymagany inny system pracy i tak jak mówisz – wszystko trzeba zrobić już! :D Każdy system trzeba dostosować do siebie i można uogólnić, że wszystkie zasady są uniwersalne, jeśli się je dopasuje do swoich potrzeb.

          Inna sprawa, kiedy mowa o celach bardziej długoterminowych – jak u mnie – wtedy trzeba pilnować, żeby nie zagrzebać się w szczegółach, haha.

          Powodzenia w Twojej pracy, wszystkiego najlepszego, niech Ci wystarcza czasu na wszystkie zadania!

  • Justyna Witkowska

    moje życie ma obecnie stan chaosu. priorytety wybieram pod wpływem chwili i aktualnej sytuacji.

    • No cóż, są czasy chaosu i czasy nie – chaosu. Jakoś trzeba sobie z tym radzić. :D

  • Ostatnio wykonany plan to dokładna rozpiska godzin pracy, którą również polecam każdej osobie działającej w e-biznesie!

    • No jasne – limity czasowe są mega ważne dla takich osób jak ja, które potrafią zagrzebać się w drobiazgach… :D

  • Klaudia Kubaczyńska

    Podobnych zasad się trzymam, zawsze co mam zrobić spisuję na kartce i staram się wykonać to co najważniejsze :)
    Pozdrawiam!
    http://www.my-healthy-lifestylee.blogspot.com

    • To ekstra! :D Oby jak najwięcej takich produktywnych dni!

  • Priorytety są ważne przy codziennych obowiązkach żeby zrobić to co najważniejsze a nie popaść w panikę, że czegoś się nie udało zrobić danego dnia :)

    • No właśnie, zdarzają się dni, kiedy bez dobrej listy zadań i priorytetów nie udaje mi się zrobić nic konkretnego. -.-

  • Ustalanie priorytetów jest dla mnie bardzo ważne. Zaczynam tak jak Ty. Biorę kartkę i spisuje wszystkie swoje zadania. Gdy lista jest gotowa, wszystko co na niej się znajduje, porządkuję od spraw najważniejszych do tych mniej znaczących. Nie ukrywam, jest to bardzo pomocne :) Dodatkowo taka lista i kolejne skreślanie z niej wykonanych już zadań, działa na mnie bardzo mobilizująco i okazuje się, że ich realizacja, nie jest taka straszna na jaką wygląda :)

    • Właśnie! Przez moc tego skreślania nie mogłam przekonać się do aplikacji elektronicznych. Nie ma to jak porządne skreślenie własnie wykonanego zadania. :D

      • Mam to samo, nie jestem w stanie przekonać się do jakichkolwiek plannerów online czy nawet do kalendarza w komputerze :) Jak planowanie i realizacja zadań to tylko z tradycyjnym plannerem/kalendarzem w wersji papierowej :)

        • Ja trochę to mieszam – do robienia jakichś przypadkowych notatek używam aplikacji Google Keep, w której zapisuję wszystko: od listy zakupów po tytuły filmów, ale służy mi to tylko do gromadzenia rzeczy, o których powinnam pamiętać. Natomiast całe planowanie, tak jak u Ciebie, tylko na papierze! Aplikacje nie do końca działają na mnie motywująco. Szczerze mówiąc to często zapominam do nich zaglądać, a fizyczny kalendarz na biurku jakoś się lepiej w tej materii sprawdza. :)

  • Łatwo mówić. Na mnie już żadne triki nie działają :(

    • W ogóle nie łatwo. :) Osiąganie celów w ogóle nie jest łatwe, wręcz przeciwnie. To, co tutaj opisałam, to nie są triki, ale ciężka praca i dużo samodyscypliny. Ale jak najbardziej warto!

      • Sęk w tym, że moje cele są strasznie ruchome, często się zmieniają :(

        • To plany ich osiągania wystarczy robić po prostu z szybszym deadlinem. Jakie cele by nie były – robienie tego, co najważniejsze, tyczy się wszystkiego, prawda? :)

  • Qursantka

    Jestem ciekawa czy potrafię zrobić „tylko/aż” 3 rzeczy w ciągu dnia i być zadowolona :) ale muszę przetestować. Na razie wyzwaniem jest punkt pierwszy – rozpisanie zadań.

    • Metoda się sprawdza, jeśli te trzy zadania są faktycznie najważniejszymi zadaniami. Życzę powodzenia w planowaniu pracy! Udanego tygodnia!

  • Pingback: 11 złych nawyków, które powinieneś zwalczyć, aby być produktywnym()

  • Pingback: 10 sposobów na efektywną pracę - jak pracować mądrze?()

  • Pingback: Jak zaplanować dzień, aby był fantastycznie produktywny?()

  • Pingback: Niedziela najbardziej produktywnym dniem tygodnia.()