Ania Ulanicka

Planowanie strategii #3 – Jak zorganizować tydzień i jak zaplanować dzień?

W ostatnich dwóch wpisach poruszyłam temat planowania roku, wybierania kilku najważniejszych celów, planowania kwartału oraz miesiąca. W dzisiejszym wpisie napiszę o ostatnim etapie – o tym, jak wybrać działania do zrobienia w tygodniu oraz o tym, jak zaplanować dzień.

Jeśli nie widziałaś dwóch wcześniejszych wpisów, krótki wstęp poniżej. A jeśli znasz już formułę wpisów, przejdź do punktu pierwszego i zobacz, jak organizuję swój tydzień, jak planuję dzień i jakie nawyki pomagają mi w efektywnej pracy.


W trzech artykułach z serii “Planowanie strategii” opisuję, w jaki sposób ja planuję swoje strategie. Poruszam kilka zagadnień:

  • W jaki sposób wybieram cele na najbliższy rok i dlaczego realizuję te, a nie inne?
  • Dlaczego w żadnym wypadku nie planuję całego roku szczegółowo z góry?
  • Co mają pory roku do ich realizacji?
  • Dlaczego planuję w kwartałach?
  • O co chodzi z tygodniami i dniami tematycznymi, jak fajnie zorganizować tydzień i mądrze zaplanować dzień?
  • W jaki sposób dbam o to, by każdy projekt w każdym tygodniu posuwał się do przodu?
  • I dlaczego kończę – a nie zaczynam – na planowaniu dnia.

Jeśli jeszcze nie czytałaś, sprawdź pozostałe wpisy z tej serii:
>> Planowanie strategii #1 – Jak zaplanować cele na rok i wybrać z nich te najważniejsze?
>> Planowanie strategii #2 – Jak zaplanować kwartał i miesiąc?


#1
Planowanie tygodnia – popychanie każdego projektu.


Kiedy zaczynam planowanie tygodnia, zawsze mam przed sobą:

  • 12-tygodniową tabelkę z planem na bloga oraz zadaniami związanymi ze zdjęciami (więcej możesz przeczytać o tym we wcześniejszym wpisie na temat planowania),
  • widok miesiąca w kalendarzu z zaznaczonymi “zajętymi dniami” (również we wcześniejszym wpisie) oraz listę celów na dany miesiąc.

I wtedy zadaję sobie kilka pytań, które pomagają mi w zaplanowaniu tygodnia.

→ Jakie terminy w tym tygodniu mam zajęte?

Na początku wpisuję do kalendarza wszystkie terminy sesji zdjęciowych, treningów, spotkań z klientami, wizyt u lekarza oraz innych spotkań i zobowiązań, które mają określoną datę oraz godzinę i zwyczajnie nie mogę ich w żaden sposób przesunąć. Blokuję te terminy. Później zerkam na widok miesięczny i przenoszę na widok tygodnia dni tematyczne

Czyli w tym przypadku:
ważnym dniem do zablokowania jest piątek, na kiedy zaplanowałam pracę nad dokumentami dla księgowej – co muszę zrobić najpóźniej do tego dnia. Następnie – sesja zdjęciowa w poniedziałek oraz kolejna prawdopodobnie we czwartek. Wiem już, że praktycznie dwa całe dni mam zaplanowane. Każdego dnia koło 17:00 – 18:00 mam spotkanie bądź zajęcia na siłowni.

Tym samym pozostaje mi cały wtorek, środa oraz przedpołudnie we czwartek na rozplanowanie pozostałych zadań. Reszta jest zablokowana.

Jakie projekty muszę posunąć do przodu?

Zgodnie z wyżej wypisanymi celami – muszę poświęcić dni mojej marce fotograficznej (zrobić poprawki w portfolio i ofercie, przygotować treści na media społecznościowe), blogowi (przygotować wpisy na ten i kolejny tydzień, zrobić zdjęcia, przygotować treści na media społecznościowe), newsletterowi, kontaktowi z klientami (tu głównie maile, ew. spotkania), obróbce zdjęć zrobionych na sesjach, które muszę wysłać klientom oraz promocji i reklamie (trzeba pokazywać się wszędzie, by zdobywać zlecenia regularnie :)).

W które dni mogę zająć się czymś trudniejszym, a które muszę poświęcić na lżejsze zadania?

Zwykle wygląda to tak, że najcięższe zadania planuję na początek tygodnia, a lżejsze na koniec:

  • poniedziałki i wtorki poświęcam na tworzenie treści na bloga, studio, obróbkę zdjęć i inne ważne zadania,
  • sesje zdjęciowe staram się ustawiać od środy do piątku, jeśli mam taką możliwość,
  • a koniec tygodnia poświęcam na zdecydowanie lżejsze zadania, jak przygotowywanie treści na social media, kontakt z klientem, wysyłkę maili i inne zadania, z których płynnie przeskoczę w tryb weekendowy.

Jak dobrze zaplanować tydzień - wybór najważniejszych zadań

Jak to wygląda w praktyce?

Opiszę to na przykładzie bieżącego tygodnia. Planowanie tygodnia zaczynam od dwóch stron w kalendarzu z miejscem na notatki oraz zadania bez widoku dni tygodnia. Podzieliłam je sobie na kilka części:

NAJWAŻNIEJSZE – tu zapisuję projekty, które muszą być wykonane. Zawsze rezerwuję miejsce dla bloga oraz zdjęć. W tym przypadku: przygotowanie prezentacji na czwartek social media, poprawki w portfolio oraz przygotowanie wpisów na bloga.

WAŻNE – obróbka sesji zdjęciowych dla klientów. Nie wpisuję tego do najważniejszych nie dlatego, że jest to mniej ważne, tylko trochę inaczej traktuję sprawy, które mają nałożony deadline przez kogoś. Jeśli wiem, że obiecałam komuś wysyłkę zdjęć konkretnego dnia, zrobię to na pewno. Tak jakby czuwał nad tym zadaniem jakiś szef.

MOTYWACJA – lubię sobie wpisać jakiś fajny cytat, na który będę spoglądać, kiedy tylko otworzę tę stronę.

ZADANIA DO ZROBIENIA – są to wszystkie zadania, które jakoś nie pasują do żadnego z wyższych projektów, a które muszę wykonać, np.: dokumenty dla księgowej, konkretne maile, biblioteka itd.

DLA SIEBIE – rubryka, którą stworzyłam dopiero niedawno. Potrafię się mocno zaganiać spełniając życzenia wszystkich dookoła i zapomnieć o przyjemnościach dla siebie. Zapisuję tu takie rzeczy, jak np. praca w kawiarni (uwielbiam to, a często brakuje mi na to czasu), jakiś zakup, spotkanie z kimś lub jedzenie w fajnym towarzystwie.

Jak dobrze zaplanować dzień - organizacja w kalendarzu.

Później każdemu z dni tygodnia przypisuję hasłowo temat, w tym tygodniu jest to:

  • poniedziałek to głównie zdjęcia i blog,
  • wtorek – obróbka zdjęć dla klientów,
  • środa – zadania dla studio (portfolio i inne treści związane z publikacją zdjęć),
  • czwartek – znowu zdjęcia i poprawki w portfolio,
  • piątek – księgowość i inne formalności,
  • a w sobotę – podsumowanie tygodnia.

#2
Cotygodniowe zadania powtarzalne.


Są takie zadania, które wykonuję w każdym tygodniu i które bez sensu jest przepisywać z tygodnia na tydzień, więc mam je zapisane na oddzielnej liście, na którą zerkam zawsze, kiedy podsumowuję tydzień. Jest to na przykład:

  • przygotowanie wpisów na bloga, treści na media społecznościowe;
  • zrobienie zdjęć to wpisów;
  • wysyłka newslettera;
  • przygotowanie treści, które będę publikowała w ramach reklamy studioulanicka;
  • reklama;
  • treningi – bardzo ważne! :)
  • podsumowanie tygodnia i plan następnego.

#3
Jak zaplanować dzień – najważniejsze 3 godziny pracy.


Najważniejszym krokiem ever, ale to ever ever ever w moim planowaniu dnia, jest zablokowanie trzech godzin, kiedy pracuję bez internetu i telefonu w całkowitym skupieniu.

Czasami wymaga to ode mnie niebotycznych pokładów energii, bo potrafię wić się jak wąż z niecierpliwości, kiedy skończę to zadanie i będę mogła pobuszować w internecie. Zdaję sobie również sprawę z tego, co się dzieje, kiedy nie utrzymam tej dyscypliny. Cały dzień będę jęczeć, jaka to niemoc mnie spotkała i jak mi źle. Nie jest to przyjemne ani produktywne.

W ciągu tych trzech godzin wykonuję zadania, które przyporządkowałam trzem najważniejszym celom, jakie wybrałam na ten kwartał. I gdyby nie to, kto wie, czy posuwałabym je do przodu tak, jak to robię teraz! (Czy ktoś zauważył tę zaskakującą regularność wpisów?)

Zawsze może ktoś odezwać się na sesję. Napisać ważnego maila. Chcieć spotkać się w sprawie współpracy. I nie mówię, że nie są to ważne rzeczy, którym nie należy poświęcać czasuTeraz jednak mając z tyłu głowy fakt, że zawsze w ciągu dnia muszę upchnąć trzy godziny ciągłej pracy offline, podchodzę do takich rzeczy zupełnie inaczej i planuję swój dzień w inny sposób.

Te trzy godziny to najświętsza świętość!!!


#4
Deadline na koniec pracy danego dnia!


To kolejna mała-wielka rzecz, która pomogła mi uporządkować mój plan dnia na swoim. Ten – jak wiadomo – możemy dopasowywać sobie w nieskończoność, bo przecież SAMA JESTEM SOBIE SZEFEM.

A później na koniec dnia mogę się również zorientować, że dzień zleciał mi na spotkankach i kawkach, którym nie można odmówić przyjemności, ale nie zawsze idą w parze z efektywnością. 

Jeśli nie mogę zabrać się do pracy tak po prostu, muszę stworzyć sobie do tego ograniczenia – planuję więc treningi po południu. W ciągu tygodnia praktycznie codziennie muszę wyjść z domu o konkretnej porze na trening lub inne zajęcia fitness. Zwykle jest to koło 17:00-18:00 i ustalam tę godzinę z pełną świadomością konsekwencji tego czynu. 

Przechytrzam sama siebie, ot co.

Jest to mój deadline, do którego absolutnie muszę zdążyć z pracą, bo w innym wypadku wątpię, że będę miała świeżą głowę do robienia wpisów o 22:00.

Nie ma więc mowy o spaniu do dziesiątej (czego i tak nie znoszę z całego serca), leniwym przeglądaniu fejsa czy długaśnych przerwach. Jest robota do zrobienia – siadam, robię, wychodzę z domu. Jest to również jeden z lepszych sposobów na to, by oddzielić sobie pracę od odpoczynku, stworzyć granicę, która tak łatwo zaciera się, kiedy pracuję w domu. 

Nawyki, które pomagają w realizacji celów - planowanie w kalendarzu.


#5
Nawyki, które pomagają mi w realizacji celów.


Nie da się ukryć, że jest kilka rzeczy, które musiałam wypracować, aby pomagały mi w realizacji moich celów i ułatwiały efektywną pracę.

Każdy dzień zaczynam od krótkiej jogi i chwili z aplikacją Calm.

Matko jedyna, jak mi się czasami tego nie chce robić!!! No tak mi się nie chce, że mam ochotę ze łzami w oczach doczołgać się do kuchni, aby oddać się pysznemu śniadanku, ciepłej kawce i olać te 20 minut. No ale. Zmuszam się. Robię kilka jogowych wygibasów (nie wiem, czy to co robię, można nazwać jogą, ale to takie wiecie – rozciągnięcie po spaniu i poprawienie krążenia), później siadam, włączam jakiś kawałek w aplikacji i przez 10 minut próbuję siedzieć w skupieniu. Zdarzyło mi się kilka razy położyć i słuchać na leżąco, ale słuchałam. Liczy się nawyk. To mogą wydawać się pierdoły, ale kiedy to zrobię – jestem tak super nastawiona na pracę, że wszystko mi się w ciągu dnia uda.

Jeśli to sobie odpuszczę – będę odpuszczać cały dzień.

>> Zobacz wpis: Aplikacja Calm – uspokój się w 31 dni!

Internety zwiedzam nie wcześniej, niż po 3 godzinach pracy.

Tu chyba nie muszę tłumaczyć, że był to krok, który zmienił moje życie w pracy. Serio. Nie sprawdzam mediów społecznościowych dopóki: nie zrobię jogi, 10 minut z aplikacją Calm, nie zjem śniadania i nie przepracuję 3 godzin. Dopiero wtedy (zwykle jest to w okolicach przedpołudnia) sprawdzam, co się dzieje w internecie i na mailu. W innym wypadku jest to prawie pewne, że oddam się nie temu, czemu powinnam.

Pracuję z aplikacją Be Focused (Pomodoro).

Odliczam godzinne bloki pracy i kilkuminutowe przerwy pomiędzy. Po trzech takich blokach mogę sprawdzić internet.

PLANOWANIE DNIA – NAJWAŻNIEJSZE 3 GODZINY NA PROJEKTY DŁUGOTERMINOWE, A PO NICH – BIEŻĄCE DEDLAJNY


Mam jeszcze kilka nawyków, które niesamowicie usprawniają moją pracę (i dzięki którym nigdy wcześniej nie pracowałam tak sprytnie, jak to robię teraz), więc jeśli macie ochotę, zrobię oddzielny wpis na ten temat. A jeśli nie wyjaśniłam jakiegoś zagadnienia dość jasno – doprecyzuję.

Stosując to, co opisałam w trzech ostatnich wpisach o planowaniu strategii udaje mi się zapanować na różnorodnością kilku moich projektów, a co najważniejsze – w końcu pracuję ze spokojem w głowie. I mam wrażenie, że każdy z nich jest dopieszczony i dopracowany w takim stopniu, w jakim bym chciała.

Category
MĄDRA PRACA
Share on

You may also like

Previous Post

Aplikacja Calm - uspokój się w 31 dni!

Next Post

Czy spontaniczne decyzje zawsze są złe?