5 prostych narzędzi, które pomogą Ci się zorganizować

Przez długi czas próbowałam wypracować system organizacji, który będzie całkowicie mi odpowiadał i pozwalał na to, aby wszystkie moje sprawy i zadania miały swoje miejsce. Nie lubię spisywać ich na luźnych kartkach, które się zaraz gubią i wszystko, co miało zostać przeze mnie zrobione przepada.

Organizacja-4Próbowałam korzystać tylko z kalendarza, ale błyskawicznie zamieniał się w chaotyczny spis wszystkiego, co miałam w głowie – od listy zakupów, przez luźne myśli po godzinowy rozkład mojego dnia. TAKI CHAOS, że odechciewało się robić cokolwiek. Żadna organizacja. Próbowałam również korzystania tylko z aplikacji, których przetestowałam chyba już dziesiątki, ale jakoś nie czułam tego klimatu odhaczania zadań w telefonie. To przekreślenie wykonanego zadania czarnym cienkopisem jest przyjemnością, jakich mało!

Udało mi się połączyć tradycyjne narzędzia organizacji z tymi elektronicznymi i w końcu wypracowałam system dla mnie idealny, którym się tutaj dzielę i opisuję od ogółu do szczegółu. Voila!

ZESTAW PODSTAWOWY

1. GOOGLE KEEP

Aplikacja, którą zachwycałam się w jednym z poprzednich wpisów, z której korzystam zarówno na telefonie, jak i laptopie do gromadzenia wszystkiego, co przyjdzie mi do głowy: tytułów książek, filmów, list zakupów, nazwisk do zapamiętania, adresów, linków, przepisów. Taki trochę śmietnik. ;) Ale, co ważne! Notatki tu zapisane służą do późniejszego przetworzenia. Jeśli skorzystam z tego, co tu zapisałam, usuwam.

2. DZIENNIK

Mam oddzielny notes, w którym spisuję luźne myśli. Jeśli trzeba – rozważam w nim za i przeciw jakiejś decyzji, spisuję przemyślenia czy pomysły na różne tematy, które bardzo możliwe posłużą mi później jako szkic do nowego posta na bloga. Wyrzucam tu wszystko, co zaprząta mi głowę w danym momencie, nie przywiązując wagi do gramatyki, stylistyki i tak dalej.

3. KALENDARZ

Wszystko to, co opisałam wyżej, ląduje później w kalendarzu; najważniejszym moim narzędziu, bez którego nie przeżyję dnia. Zapisuję w nim: motywację, którą piszę sobie codziennie rano – np. cytat z Founder Mantras, który ma mnie motywować w dążeniu do moich celów; trzy najważniejsze rzeczy do zrobienia w ciągu dnia, ale takie, które naprawdę przybliżają mnie do tego, co chcę osiągnąć za jakiś czas; trening na dany dzień – ku motywacji oraz sprawy do załatwienia o konkretnej godzinie – wizytę u lekarza lub spotkania.

Nic więcej. Jest czysto, przejrzyście i jak na dłoni widać wszystko do załatwienia w danym dniu.

Za pomocą tych trzech narzędzi jesteśmy w stanie naprawdę uporządkować nasz system organizacji. Podsumowując: google keep – do gromadzenia tytułów, linków, list, adresów, dziennik – do spisywania luźnych myśli zaprzątających głowę oraz kalendarz – do zapisania motywacji, trzech najważniejszych zadań, treningu i umówionych spotkań.

Organizacja-3Organizacja-2

ZESTAW ROZSZERZONY – DODATKOWY

Jeśli prowadzisz swój biznes, masz pasjonujące hobby, które wymaga konkretnego zaplanowania, prowadzisz bloga albo chcesz rozwijać siebie w innym aspekcie, przydadzą Ci się w organizacji dodatkowe dwa narzędzia (chociaż nie są one konieczne).

4. TEMATYCZNY NOTES

Który wykorzystasz do zapisywania spraw związanych z tą właśnie rzeczą, która Ciebie pochłania. Na moim przykładzie: do niedawna pomysły na bloga czy zdjęcia zapisywałam na kartkach, paragonach, w malutkich notesikach, które gubiłam w wielkiej torebce do momentu, aż kupiłam sobie notes. Tylko i wyłącznie do tego celu. Tam lądują: pomysły na posty, pomysły na zmiany, które chcę wprowadzić na blogu, pomysły dotyczące identyfikacji marki, notatki z tekstów, które na ten temat czytam. Piszę tam często i dużo. Konkretne zadania z tego notesu lądują do KALENDARZA jako jedne z trzech najważniejszych do zrobienia.

5. GOOGLE SHEETS

Taka wersja excela, do której mam dostęp, kiedy tylko jestem online. Tutaj tworzę tabelę miesięczną, w której zapisuję po prostu posty na cały miesiąc. I tyle. Równie dobrze może to być miesięczny plan treningów, nowych potraw, które wypróbujesz albo zadań, które przybliżą Ciebie do ukończenia projektu. To narzędzie pozwala spojrzeć z dystansu na cel i zaplanować go bardziej długoterminowo.

Mętlik?

Organizacja-1

Organizacja-1a

Opisałam tutaj kilka narzędzi, które przy systematycznym działaniu dają naprawdę fenomenalne efekty i dzięki którym czuję, że organizacja moich spraw jest jasna i przejrzysta.

Wypróbuj tych kilka sposobów, a po ujrzeniu uporządkowanych zadań obiecuję przypływ nieskończonych chęci do działania! Jeśli masz jakiekolwiek pytanie odnośnie mojego systemu albo masz swoje pomysły, które świetnie działają – daj znać w komentarzu lub wiadomości!

Powodzenia!

  • Koniecznie muszę wypróbować to Google Keep. Kliknęłam również na Twój inny artykuł o aplikacjach i chciałam się podpytać czy Instapaper jest darmowy tylko przez pewien czas?

    • Inspaper używam już od długiego czasu (na iOS) i nie płacę za niego. Jest też pokrewna aplikacja Pocke, którą również bardzo polecam. :)
      A google keep jest naprawdę niezastąpione!

  • zyciejakmuzykablog.wordpress.c

    Już i na mnie przyszedł czas – z organizacją czasu ;) Koniecznie muszę ściągnąć google keep i kupić zwykły notes, na razie to powinno mi starczyć :)

    • Notesy mimo wszystkich wspaniałych aplikacji są niezastąpione. <3

  • Arti G

    Polecam:
    – OneNote – stosuję do zapisywania pomysłów, analiz, planowania, podsumowywania, luźnych notatek, prowadzenia dziennika, opisywania postępów, trzymania ważnych treści. Dobry do gromadzenia treści z internetu, do robienia bazy do jakiegoś researchu. W nim też co tydzień tworzę tabelkę z planem tygodnia, podsumowuję tydzien i zmieniam tablekę by byłą bardziej idealna. Prosty, intuicyjny, a nadal ma sporo funkcji, choć niestety zabrakło robienia mapy myśli. To mój główny program. W moim przypadku nie sprawdził sie Google Keep ani Evernote, przekopałem sie też przez setkę innych programów. Jest na Win i na Androida, osx chyba też.
    – Google callendar – mam w nim ustalone bloki podziału dnia, kiedy ćwiczenia, kiedy czas dla siebie, kiedy praca, synchronizuje się z telefonem i programem Vueminder, powiadomienia przypominają co o danej godzinie powinno sie robić, czy zaczac pracę, czy zrobic przerwę
    – Vueminder – zadokowany kalendarz na pulpicie, ustawiam wyłącznie jeden dzień, by widzieć podział dnia na bloki. Dodałem jeszcze kalendarz z wydarzeniami astronomicznymi, wiem dokładnie kiedy jest deszcz meteorów, pełnia itd.
    – Wunderlist – znakomity do segregowania zadań, najlepiej wrzucić tam 100% wszystkiego i na bieżąco dodawać, by nie trzymać w głowie. Polecam dodawać tagi typu #S #M #L określające poziom trudności, ile zajmie czasu, fajny jest pasek progresu jak sie doda podzadania, #D może określać zadania ktore mozna delegować, dobrze jest zadania grupować w listach i folderach z dodaną na początku emotką ktora mozna skopiować np: http://www.iemoji.com/
    – Toggl – mierzenia czasu poświecanego na pojedyncze zadania, mozna łaczyć w projekty, dodawać tagi, dobrze jest mierzyc rzeczy produktywne i nieproduktywne, potem na koniec tygodnia dostaje się statystyki z ktorych mozna wyciagnac wnioski, na stronie można sprawdzić zestawienie ile poswiecono na dany projekt w ogóle, jak wyglądał ostatni miesiac a nawet rok. To powinno być jedno z głownych narzędzi, by być produktywnym należy być swiadomym tego co sie robiło, kontrolować, spojrzeć z zewnątrz, przeanalizować i wyciagnać wnioski. Poza tym, licznik w togglu motywuje do pracy, bo widac jak ucieka czas.
    – klepsydra analogowa 1h, moze nie aplikacja, ale doświadczenie pokazało że jedno małe zadanie to 1h, wieksze zadania to kilka bloczków po 1h, klepsydra w zasiegu wzroku wizualnie pokazuje uciekajacy czas, ile jeszcze zostało czasu na zadanie, to taki motywator
    – notepad++ – czasem trzeba coś na chwilkę zanotowac bez zapisywania, albo skopiowac bez formatowania ze strony

    • – OneNote sprawdzony przeze mnie, ale niestety się nie sprawdził, podobnie jak Evernote. Być może oba są zbyt rozbudowane, ale nie wątpię, że w przyszłości znowu ich spróbuję. Zastępują mi go Google Keep i Wunderlist, które sprytnie łączę. :)

      – Google Calendar ostatnio próbuję – podobnie do Ciebie mam w nim wpisane bloki pracy: blog, zdjęcia, grafika, treningi i tak dalej. W kalendarzu dziennym rozbudowuję schemat, dodaję notatki i tak dalej.

      -Vueminder – nie znam, ale mnie zaciekawił!

      – Wunderlist jest od niedawna moim miejscem gromadzenia pomysłów. Posegregowane również na blog, design, wpisy, social media, zdjęcia itd. Używam go, kiedy planuję swoją pracę/wpisy i korzystam ze zgromadzonych w nim pomysłów. Kiedyś próbowałam robić w nim listy zadań na każdy dzień, ale się nie sprawdził. W taki sposób działa w najlepsze.

      – Korzystałam z pomodoro, który w bardzo fajny sposób motywował mnie do pracy i sprawiał, że pracowałam szybciej. W tym momencie ze względu na ogrom oraz różnorodność zadań dzielę swój dzień pracy na bloki i wykonuję zadania po kolei „aż skończy mi się czas” z danego bloku. W ten sposób każdy mój projekt idzie do przodu. A że nie mam większego problemu z rozpraszaczami i pracuję szybko, to na razie nie potrzebowałam innych motywatorów. W każdym razie program mnie też zaciekawił i pewnie w niedalekiej przyszłości go wypróbuję. :)

      – Klepsydrę chcę! :D

      Dzięki za super wyczerpujący komentarz, mnóstwo programów do wypróbowania!

  • Pingback: Jak ustalać priorytety i robić to, co naprawdę ważne?()